به موجب قوانین تجارت ،هر شخصیت حقوقی (شرکت یا سازمان) باید پس از تاسیس و ثبت شرکت جهت تشکیل پرونده مالیاتی در واحد مالیاتی اقدام نماید. وفق مقررات مربوطه، شرکت تا 2 ماه پس از تاسیس مکلف به تشکیل پرونده دارایی و پرداخت حق التمبر مالیات سرمایه می باشد. شرکتی که پرونده مالیاتی نداشته باشد نمی تواند کد اقتصادی اخذ نماید و شرکت بدون کد اقتصادی نمی تواند فعالیت داشته باشد ، همچنین شرکتی که فاقد پروانه مالیاتی باشد در پایان سال مالی نمی تواند اظهارنامه مالیاتی فعالیت شرکت را به سازمان مالیات و دارایی تحویل دهد و آخر اینکه چنانچه شرکت برای تشکیل پرونده مالیاتی در زمان مقرر، اقدام نکند به موجب قانون سازمان مالیات و دارایی مرتکب جرم شده است.
در واقع، تشکیل پرونده مالیاتی به معنای آن است که شرکت به سازمان امور مالیاتی اعلام نماید که چنین شرکتی تاسیس شده و طبق قانون دو در هزار سرمایه شرکت را پرداخت نماید. در غیر این صورت مشمول جریمه مالیاتی دو برابر مبلغ اولیه خواهد شد.به عبارت دیگر در صورت عدم تشکیل پرونده و پرداخت حق التمبر دارایی ظرف دو ماه ، به جای 2 در هزار ، معادل 6 در هزار سرمایه ثبت شده باید پرداخت نمایید.
مدارک مورد نیاز جهت تشکیل پرونده مالیاتی
- اصل و کپی کلیه مدارک شرکت (اساسنامه ، اظهارنامه، شرکتنامه، تقاضانامه، روزنامه رسمی، مهر شرکت)
- اصل و کپی آخرین تغییرات در روزنامه رسمی (در صورت وجود تغییرات)
- اصل و کپی مدارک شناسایی اعضای شرکت
- تکمیل دفترچه مشخصات شناسایی شرکت
- گواهی امضای صاحبان امضای مجاز اشخاص حقوقی در دفتر خانه اسناد رسمی
- فیش واریزی دو در هزار سرمایه ابتدایی شرکت
- فیش آب و برق و تلفن و گاز دفتر شرکت
- وکالت نامه یا معرفی نامه کتبی از طرف شرکت (چنانچه مدیر عامل حضور نداشته باشد).
- اجاره نامه یا سند مالکیت دفتر شرکت به نام شرکت
فرآيند دریافت و رسيدگي به پرونده هاي مالياتي
در حال حاضر ماليات به عنوان يكي از مهمترين منابع درآمدي دولت ها بخصوص در كشورهاي توسعه يافته، رويكرد اساسي به سوي اقتصاد كشورهاي جهان گشوده و دستيابي به توسعه اقتصادي پايدار، تامين عدالت اجتماعي و سازماندهي فعاليت هاي اقتصادي را امكان پذير نموده است. به گزارش رسانه مالياتي ايران، سازمان امور مالياتي براي اينكه بتواند به اولين وظيفه خود كه همانا شناسايي موديان مالياتي است جامه عمل بپوشاند همواره سعي نموده از طرق و شيوه هاي گوناگون با موديان تعامل و ارتباط داشته و با دادن اطلاعات كافي به موديان، آنان را تشويق و ترغيب به ابراز درآمد خود با دادن اظهارنامه مالياتي در مواعد تعيين شده به سازمان امور مالياتي نمايند. اين روش كه به خوداظهاري مرسوم است در سالهاي اخير به شدت مورد استقبال موديان مالياتي قرار گرفته و آنان توانسته اند از تمهيدات و تسهيلاتي كه قانون براي آنان درنظر گرفته به خوبي برخوردار گردند.
در مقابل؛ موديان مالياتي كه تمايل چنداني به پرداخت ماليات خود از طريق خوداظهاري نشان نمي دهند، سازمان امور مالياتي مي تواند با استفاده از روشهاي مختلف همچون واحديابي يا استفاده از بانك هاي اطلاعاتي به شناسايي اينگونه موديان پرداخته و اقدام به تعيين درآمد مشمول ماليات آنان نمايد.